经常加班的人,不一定是勤奋,可能是工作方法不对

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经常加班的人,不一定是勤奋,可能是工作方法不对

大家好呀~

今天,灵遥将继续为你带来《零加班工作》一书的共读。

经常加班的人,不一定是勤奋,可能是工作方法不对

昨天的文章里,我们了解到了工作无法按计划完成的六个原因,不知道你是否有对照自己现有的工作,开始做排查,并思考对策了呢?

接下来,我们将学习跳出既定思维模式,重新划分优先级的四条原则,以及对工作进行分解整合、搞定瓶颈的方法。

希望能对你有帮助~

01.

划分优先级,

就是要实现时间价值最大化

之所以要划分优先级,是因为我们的时间是有限的。

如果不仔细思考该按照什么顺序,用怎样的方法去处理这些工作,那么我们势必无法在规定时间内完成工作。

因此,我们必须要以“时间价值最大化”为出发点去安排工作。

通常来说,以下四个因素,会对我们的时间价值产生影响:

  1. 现在所处的地点
  2. 周围的环境
  3. 时间段
  4. 身体状况

经常加班的人,不一定是勤奋,可能是工作方法不对

原则一:时间价值会随工作地点而变化

同样是一个小时,其价值也会因为所处的工作地点的不同而不同,换句话来讲,就是“随着工作地点的改变,应当处理的工作会有变化”。

比如,同样是三个小时,在外地出差和在办公室时,处理的工作内容就会有所不同的。

在出差前,不少人都会忙于处理手头的工作,然后等到达目的地后,再思考接下来的行程安排,这样做的效率其实是非常低的。

正确的做法应该是在公司里根据手里已有的名片和网络,调查清楚目的地都有哪些可以拜访的人士,模拟拜访路线,等回来后再处理日常工作。

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原则二:时间价值会随环境而变化

举个例子,坐地铁和坐飞机。因为环境的不同(地铁上没有小桌板,但有Wi-Fi,飞机上没有Wi-Fi,但有小桌板),那么安排的工作就应该要有所变化,利用环境的优势,把时间价值提升上来。

另外,在环境不尽如人意的时候,我们还可以通过改造环境提升工作效率,比如,如果周围环境太嘈杂,我们便可以戴上降噪耳机;如果在外使用笔记本电脑不方便,那么不妨换成方便携带的iPad。

通过做一些类似的投资,即使在相同的环境里,我们也能处理更多种类的工作。

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原则三:时间价值会随着时间段的不同而变化

有人在白天效率最高,有人喜欢在下午效率最高,有人在深夜工作效率最高,我们有必要找到自己一天当中效率最高的时间,在那段时间里,处理与时间段相匹配的工作。

原则四:时间价值会随着身体状况的改变而变化

给工作划分优先级时,需要考虑的最后一个原则是“时间会随着身体的变化而变化”。

身体健康、头脑清晰的时候,与生病时的工作状态相比,我们的工作效率会有非常大的区别,尤其是在处理一些需要专注的工作的时候,表现则更为明显。

因此,如果第二天要上班,或者被告知接下来会迎来高强度的工作,那么,你所应当做的,不是做好彻夜不眠的心理准备,而是尽量提前处理,以减轻每一天的负担,或者把工作安排给他人。

这样做到目的,是保证在工作之余,你能够留出足够的时间去恢复体力,以免因为休息不足,而导致第二天效率低下。

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02.

想不赶进度,

承诺时要留有余地

你是否有过拍着胸脯承诺3天一定没问题,结果一拖就拖了一个月的情况呢?

在推进工作的过程中,如果想要保证“划分等级的四条原则”不被打破,我们还需要做到一点,那就是提前把握好每项工作需要的时间。

比如,

写一封邮件要多少时间;

写一篇报告要多少时间;

核算一个月的经费要多少时间;

甚至还有把废纸处理掉要多少时间,等等。

在测算时间的时候,我们还需要把准备时间计算进去,包括正式处理工作的时间,以及之后用于整理的时间。

如此一来,我们才不会因为被ddl追赶辛苦异常。

经常加班的人,不一定是勤奋,可能是工作方法不对

03.

对工作分解和整合

所谓的“对工作进行分解和整合”,是指把手里的工作分解成一些小的操作模块,再与其他工作当中出现的相同模块进行整合。

比如,用碎纸机销毁废弃文件,就可以分为:

  1. 把要销毁的文件整理出来;
  2. 把文件抱到碎纸机前;
  3. 操作碎纸机;
  4. 把文件清理掉。

如果你每销毁一次文件,都要跑完一整趟流程,难免会很辛苦。再加上大脑对工作的切换,那么难免会出现效率低下的情况。

如果把无数个1整合,一天抽出1-2个15分钟,去碎纸机前完成2-4,效率就会提高。

经常加班的人,不一定是勤奋,可能是工作方法不对

与之类似的,还有查看邮件,预订机票、书写贺卡、备菜、打扫房间等,只要能运用“分解+整合”的思路,要完成的工作就会减少。

而这些任务,其实也是你日后在有了下属以后,可以安排给下属去办的任务,因为都不是什么复杂的事情,耗时相对来说很短,你做起来也会轻松。

04.

找出瓶颈,突破瓶颈

在把工作分解成一个个环节之后,我们便会发现:如果其中的一些环节进展不顺利,那么便会导致整项工作都无法顺利进行。

用简单一些的语言表述就是:有些环节可能会阻碍整体工作的进展,我们把这样的缓解称作是工作中的“瓶颈”。

因此,要想提高工作效率,我们就必须要找出“瓶颈”,把它快速解决掉。

举个例子,商务会谈中,能否统一与会者的时间,会对会谈的正常开展产生较大的影响,是整个工作当中的瓶颈。

尤其是在我们面对的是一场要多人参加,又或者与会者都是大忙人的时候,就更难在日程上达成一致。如果与会者的时间迟迟无法达成一致,那么后面的工作进展会不顺利。

正是为了解决这个问题,提高沟通协调的效率,公司才确立了“例会”制度,让大家在例会上商讨重要工作,事先把某个固定日子(如,每周一的上午)确定为举行例会的时间,方便大家的沟通。

经常加班的人,不一定是勤奋,可能是工作方法不对

在发现瓶颈后,我们便要想办法去解决它:

首先,我们可以向有经验的人请教,比如,向上司询问;

其次,对会经常性出现的瓶颈,则可以提前做好准备,比如,如果时不时便有人向你要照片或是介绍,那么出于方便自己和对方的目的,你不妨先提前准备好;

然后,是不要放过任何一个小瓶颈。

代表之一就是找东西。据说,一个商务人士一年会花费大概150个小时找东西,用一周工作40个小时来计算,就是说我们一年会花费一个月的时间去找东西。如果经常性地整理办公桌,清点资料,那么就不用把这么多时间花费在找东西上了。

经常加班的人,不一定是勤奋,可能是工作方法不对

最后,是把瓶颈交付给有能力的人去办。

以上,便是今天的内容。

下一篇里,灵遥将继续为你带来《零加班工作》一书的共读。

敬请期待吧~

注:图片来自网络

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文 | 武灵遥,一位践行着「日读书一本,日更文一篇」的职业读书人,更多好书拆解详见个人公众号:书语人间(syrjjy)

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