职场如何学会说话(在职场上不会说话怎么办)

2022年7月12日09:26:07职场如何学会说话(在职场上不会说话怎么办)已关闭评论

职场如何学会说话(在职场上不会说话怎么办)

在职场里,你有没有遇到这些情况:

职场工作:每一个孩子成年后,都会出来社会工作的,左养右学教育赖颂强建议我们家长在培养孩子时,就是需要按社会的准则来培养孩子,包括了人际关系的处理,职场的规则意识,团队合作,抗挫能力等,这些是每一个成年人在职场工作中都会遇到的问题。

与领导同事开会沟通,结结巴巴一脑袋的想法说不出;

跨部门合作,进展需求常常表达不清晰;

汇报的时候说了几分钟,领导和同事就听得不耐烦了。

有句话叫:“干得好,不如说的好”,虽然略微夸张,但从侧面来看,职场沟通能力确实很重要。

 

当下,沟通能力在职场中越来越重要,同时也是很多人职场瓶颈的症结所在。

因为职场沟通不畅,导致业绩不佳和人际关系紧张的职场人不在少数,很多人都觉得自己不擅长社交,性格内向,从而背负着巨大的压力。

那转变自己的性格就能够更好的适应职场吗?

麦肯锡的咨询顾问芭芭拉·明托认为:会说话并不代表会沟通,在工作中要达到沟通效果,更重要的是重点突出,思路清晰,主次分明,让受众有兴趣、能理解、能接受、记得住。只要掌握结构清晰、层次鲜明地思考与表达方式,所有人都可以成为高效沟通的高手,与自己性格没有关系。

下面,我们就跟随芭芭拉·明托的《金字塔原理》一书,了解沟通表达的逻辑,探索高效沟通的法则,直线提升你的职场沟通力,帮你破除不善沟通的魔咒!

1、先说结论,表明观点,让你的沟通更高效

最近公司里发生一件事情,让我印象很深刻。

总经理刘总让技术专员小王组织一个关于供应链流程的会议,小王忙忙碌碌地跟各个参会同事沟通好了时间,会议材料也准备了,可以说是非常用心在负责这项工作。

之后他跟刘总沟通汇报确定会议时间时,刘总当场炸毛,让他把舌头捋直了说话,着让小王在办公室里颜面丢尽。

他是这样汇报的:“刘总,李工打电话说他不能参加下午3点的会议了,王工说他不介意晚一点开会,明天开也可以,但是明天早上10点半之前不行。张总说明天晚些时候才能从国外赶回来。会议室明天已经有人预定,但是周四没有人预定。所以开会时间定在周四上午11点,您看行吗?”

之后是小王的主任张主任来圆场,他了解了情况之后,重新跟刘总做了汇报:“今天的会议可以改在星期四上午11点开吗?因为这样对李总和刘总都更方便,张总也能参加,并且本周只有这一天会议室还没有被预订。”

坐在工位上的我见到这样的场景,不由的感叹:难怪才入职3个月的张主任深得刘总的喜欢,他的逻辑表达能力实在太清晰了!不知道怎么样才能拥有他这样有条理的表达能力?

直到我翻开《金字塔原理》这本书,才了解到这种通过先说结论,再说原因的高效、清晰的汇报方法,原来就是运用了金字塔原理来表达----结论先行。

书中引用了米勒的“奇妙的数字7”中的阐述:人类大脑短期记忆一次最多只能容纳7个思想、概念或项目,比较容易记住的是3个项目,如果不使用结论先行的表述方式,很容易让聆听者思维混乱,找不到表达者的主旨。

说到这里,你肯定在想这不是一本讲逻辑表达的书籍吗?怎么起名叫金字塔原理?

因为芭芭拉·明托认为,任何事情都能归纳成一个中心论点,中心论点由三到七个分论据支撑。同时,下一级的论据本身也可以是论点,再被下一级的三至七个论据支持。以此类推,若被画在纸上,形状就像是一座金字塔。

其实像这样的表达,其实我们并不陌生,在考公、MBA、GCT等文综考试中,有大量的逻辑题,标准答案也是先说结果,再分析原因。同样,在职场中,高效是很重要的基本素质,先说结论,才能有效降低沟通成本。

2、学会讲故事,减少沟通障碍,让你的表达更有吸引力

大家有没有发现,很多自媒体的爆文都是以讲故事的形式开头的,要么是讲自己的一件小事,要么是讲朋友的故事,还有就是讲名人的故事。

为什么这种文章容易成为爆文呢?

在《金字塔原理》这本书中除了强调高效表达要结论先行外,也要注意在一开始抓住听者的注意力,在构建金字塔结构前要有个序言来展开你的讲解,目的是为了让读者抛开复杂的思想,专注于你的话题。这个序言/开头最好用讲故事的形式来激发读者兴趣,吸引注意力的一般是新奇、悬念、与读者本人相关或者熟悉的内容。

很多时候,我们蛮讨厌一种人的,就是特别爱讲道理的那种人,我们称他们好为人师,尽管他们的道理是很重要的。

比如,最近明星偷税漏税的新闻引发很多老板们焦虑,要是平时我们的财务想说服老板不能逃税,直接跟老板讲道理:“领导,我们不能逃税,不能做两套账,因为这个很危险。现在税务局管的很严的,国家的法制化进程推进的那么快,税务局来找我们,钱不都白赚了吗,到时候补税、滞纳金、罚款是小事,弄不好生意做不成,还有刑事问题,很麻烦的,我们要一本正经做生意,该赚钱赚钱,不能坑国家啊”

老板能被说服吗?要是能说服还有那么多明星冒着风险偷税嘛?老板们都懂,只是不重视。还觉得这个财务不识时务,现在不都这样嘛?隔壁老王他肯定没有100%纳税,人家都没有出事,凭什么要我多纳税?赶紧的把账给我做漂亮点!

要是这时候,财务能拿出几个身边的例子,在跟老板吃饭的时候说:“隔壁老王好像一个星期没有开张了,他们财务人员说被税务局查了,好像关进去了”

老板心里肯定一惊:“什么?关进去了?什么原因呀?”

这个时候财务接着说:“好像是逃税特别多,还有虚开发票什么的。”

尽管老板当时听完,还挺镇静的,若有所思的样子,但是下午肯定就坐不住了,就会找财务让把两套账的事情整整,问到底怎么弄,这个时候财务就可以根据专业讲该怎么办了?

这个例子中财务想说服老板依法纳税,先通过一个故事,把老板弄得坐立不安的,就是运用了《金字塔原理》中的一个故事框架SCQA模型:

S(Situation)情景------摆出一个关于沟通主题的事实:隔壁老王好像一个星期没有开张了

C(Complication)冲突------推动情节发展能引起关于沟通主题的疑问的因素:他们财务人员说被税务局查了,因为逃税特别多,还有虚开发票什么的所以才被关进去的。

Q(Question)疑问------怎么办?:我们应该怎么处理才能避免跟老王一样的结果?

A(answer)解答-------给答案:我们现在需要根据...分析,第一步、第二步。

当老板关心你讲述的问题,你说的道理才会被他听进去,你不可能说服一个不想听你讲道理的人,你能做的只是帮助他自己去判断这件事。

所以在表达你的观点之前,首先需要一段「引子」吸引对方共鸣和关注,把注意力放在你身上,你的观点才能娓娓道来,你的表达才会更有吸引力。

3、梳理内容,找好关键点,让你的表达更有信服力

你玩过狼人杀吗?

狼人杀是一种非常锻炼人逻辑思维能力的语言游戏,为了找到狼人还要隐蔽自己,需要在天亮前的短短几分钟内把自己的判断和分析通过语言方式表达出来。

怎样在短时间内清楚的阐述自己的观点,还能让其他玩伴信服呢?

刚开始玩的时候,你可能还不知道怎么组织语言,通过几轮观摩高手的表达,你也会说:我认为某某是狼人,然后分几个角度分析1、2、3点把自己的观点表达出来。

这种将解决思路与回答从几个角度进行分析的表达方式其实就是运用了金字塔原理中最重要的一个法则:MECE分析法

MECE法则是由麦肯锡顾问巴巴拉·明托(Barbara Minto)在《金字塔原理》书中提出的一个很重要的法则,也是麦肯锡思维过程的一条基本准则。

其核心在于分析问题时尽量做到对问题点进行不重叠又不遗漏的分类,既能有效把握问题的核心,又能提供直观的解决问题的方法。

转换到工作场景中,你有没有遇到这种情况:

领导要你策划一场会议,你脑子其实有很多想法,但是你磕磕绊绊说出来的却是:“我先邀约参会人员、准备海报物料、弄几个会前热身游戏,还需要其他部门配合什么什么流程”,然后领导也没有什么耐心继续听你说下,要你理清好思路再跟他汇报?

如果你学会了运用MECE法则,只需要四个步骤就可以帮你理清思路:

第一步:确认会议的目的是什么?也就是确认需要解决的问题?

比如你跟领导确认了本次会议是一场总结表彰大会,领导想弄成的风格是海滨party风的,确认了会议主题和基调之后,才有具体的方向。

第二步:寻找合适的切入点,明晰达成目标的维度。明确可以从那些维度对目标进行划分?

比如按照会议举办的过程进行划分,跟领导汇报接下来从会前筹备工作、会中组织工作、会后总结复盘这三个部分进行会议安排。

第三步:划分项目,继续细分。以始为终,继续往下拆分问题。对拆解出来的部分,继续向下拆分;

比如介绍会前筹备工作将分成四个工作组,会议场地搭建组、参会人员邀约组、活动执行组、服务礼仪组。

第四步:检查调整,可以结合思维导图或者会务清单进行检查,看看是否有遗漏和重复,以便梳理出待办清单,明确各个工作人员的工作职责。

在与领导同事沟通表达中如果太过于碎片化,没有清晰的表达逻辑,这样只会让领导感觉你不靠谱,而通过使用MECE分析法与领导进行沟通和制定会议方案,你的思路不仅清晰,还会让你的表达更有信服力。

在职场中,越是能快速上升高职位的人,往往沟通表达能力也更强。

因为他们总能清晰并及时的进行工作反馈,让领导更直接的了解到他们所创造的价值,而在职场上沟通表达能力弱的人,可能努力很多,做更多工作,也都是无用功。不过职场沟通力只要掌握方法,通过训练,提升表达逻辑能力,人人都可以获得麦肯锡咨询师般的职场高效沟通能力。

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